Renommage et anonymisation⚓

Pour faciliter les actions préventives du droit à l'oubli des utilisateurs, Coswin met à disposition plusieurs outils.

Fonction de renommage des codes⚓

Les codes des fichiers suivants peuvent être renommés via la fonction non standard Modifier le code.

  • Employé

  • Contact

  • Demandeur

  • Superviseur

Truc & astuceOT et DI en historique⚓

L'action non-standard Modifier le code entraîne la recodification des données en historique.

Fonctions d'anonymisations des horodatages des transactions lors de leur archivage⚓

La suppression de la signature de l'horodate des commentaires/problème de l'OT/DI permet d'anonymiser la transaction lors de l'archivage.

Supprimer la signature de l'horodate des commentaires de l'OT lors de l'archivage⚓

Supprimer la signature de l'horodate du problème de la DI lors de l'archivage⚓

Fonction d'anonymisation des utilisateurs (droit à l'oubli)⚓

L'anonymisation de l'utilisateur/employé est géré au travers de :

  • La recodification

  • La mise à jour des créateurs

  • La mise à jour des signataires des circuits de validation

  • La mise à jour des champs à caractère personnel sur fiche Employé/Superviseur

  • Mise à jour du créateur (signature) associé à l'utilisateur au moment de l'anonymisation

Attention

  • Il n'est pas possible d'exécuter une procédure d'anonymisation sur l'utilisateur SUPERVISOR.

  • Il n'est pas possible d'exécuter une procédure d'anonymisation sur l'utilisateur avec lequel vous êtes connecté.

  • Si la signature de l'utilisateur a été modifiée avant le traitement d'anonymisation, il n'est pas possible d'exécuter une procédure d'anonymisation sur les transactions liées à l'ancien nom (par exemple suite à un changement de nom : nom de jeune fille en nom d'épouse).

Fonction non-standard Anonymiser l'utilisateur⚓

Disponible sur la fenêtre de Détails d'un Utilisateur, la fonction Anonymiser l'utilisateur est irréversible.

Lorsqu'elle est exécutée pour un utilisateur, le code de ce dernier est remplacé dans toute l'application, son compte de connexion est rendu inactif et la fiche de cet utilisateur ne sera plus modifiable.

Attention

Si les options Recodifier Employé/Superviseur/Demandeur associé sont sélectionnées, les codes Employé/Superviseur associés à l'utilisateur seront aussi modifiés et toutes les informations personnelles (nom, téléphone, courriel..) seront effacées de la fiche Employé/Superviseur.

Champs Date d'anonymisation et Anonymisé⚓

Les champs Date d'anonymisation et Anonymisé indiquent la date et l'état de l'utilisateur pour lequel la fonction Anonymiser l'utilisateur a été activée.

Options d'anonymisation⚓
Recodifier l'employé associé⚓

  • Le champ Employé est automatiquement modifié avec [Date/Heure/Minute système + N° Séquence].

  • Certains champs sont mis à vide tels que :

Recodifier le superviseur associé⚓

  • Le champ Superviseur est automatiquement modifié avec [Date/Heure/Minute système + N° Séquence].

Recodifier le demandeur associé⚓

  • Le champ Demandeur est automatiquement modifié avec [Date/Heure/Minute système + N° Séquence].

  • Certains champs sont mis à vide tels que :

Signature/description de l'utilisateur dans l'horodatage⚓

Le paramètre général Ne pas ajouter la signature ou la description de l'utilisateur dans l'horodatage permet de gérer l'affichage de la signature et/ou de la description de l'utilisateur dans l'horodatage des champs textes (DI/OT/Devis).

Ne pas ajouter la signature ou la description de l'utilisateur dans l'horodatage⚓

Suppression de l'historique des connexions⚓

Console d'administration⚓

La fonction Suppression permet de supprimer l'historique des connexions de tous les utilisateurs.

Remarque

  1. L'historique des tickets de connexion est stockée dans la base de données mais n'est pas accessible directement depuis Coswin.

    • Coswin accède à ces données au travers de vues qui permettent l'affichage de ces informations ─de façon lisible─ via la console d'administration.

    • Les onglets de la console d'administration ne permettent de visualiser qu'une année glissante d'information.

  2. La fonction de suppression porte sur la table "maître" d'historique des connexions (qui sert à générer les vues).

    • La suppression de ces données se fait sur tous les utilisateurs.

ProcédureSupprimer l'historique des connexions⚓

  1. Dans le module Console d'administration, ouvrez l'onglet Historique des connexions utilisateurs.⚓
  2. Lancez l'action non standard Supprimer les connexions utilisateurs.⚓

    1. La fenêtre Suppression des connexions s'ouvre.

  3. Saisissez la date jusqu'à laquelle vous souhaitez effacer les connexions.⚓
  4. Dans la liste sélectionnez les codes utilisateurs dont vous souhaitez effacer les connexions.⚓
  5. Validez la sélection.⚓

    1. La fenêtre Suppression des connexions se ferme.

  6. Résultat

    L'historique des connexions des utilisateurs sélectionnés est supprimé.