Les interventions – sur lesquelles des coûts planifiés sont spécifiés (ressources, pièces, etc.) – sont créées ou rattachées (Ajouter X interventions).
La fonction Facture du devis permet d'émettre une ou plusieurs facture(s) destinée(s) au client (contrairement au module Facture des Achats qui sert à enregistrer les factures reçues des fournisseurs).
État devis
Coûts facturables
0. Créé
4. Révisé
Basés sur les coûts planifiés des interventions à l'état Inclus.
1. Envoyé
2. Refusé
3. Accepté
5. Annulé
Les coûts planifiés des interventions sont enregistrés en tant que coûts facturables à part entière.
Ils deviennent par conséquent indépendants de l'évolution des coûts planifiables des interventions liées au devis.
Attention, lorsque l'utilisateur passe le devis de l'état 4. Révisé à l'état 1. Envoyé, les coûts facturables – pour chaque nature de coût – ne peuvent être supérieurs aux coûts déjà facturés.
Attention :
La facture ne peut être émise que sur les interventions :
Si la gestion des visites et des gammes est activée (Outils > Paramètres > Maintenance > Interventions >Utiliser la gestion des visites et des gammes) et qu'une gamme est spécifiée sur l'intervention du devis, la version du devis sera automatiquement incrémentée lorsque l'utilisateur créera une version sur la gamme en question.
N° de devis,Description,État utilisateur,Devise,Entitésont obligatoires.⚓Ainsi que les coefficients :⚓
Coef. main d'œuvre internesCoef. main d'œuvre externesCoef. matérielCoef. serviceCoef. autresCoef. moyensCoef. frais de déplacement(Champs automatiquement initialisés à 1,00)
Remarque :
Le champ
N° de devispeut être complété manuellement, ou automatiquement généré * lors de la sauvegarde.* S'il est automatiquement généré, il est composé d'un préfixe et d'un numéro séquentiel.
Les préfixes se définissent dans les paramètres de maintenance.
État utilisateur⚓0. Créé1. Envoyé2. Refusé3. Approuvé4. Révisé5. Annulé6. Clôturé7. ArchivableExemple : Circuit des états du devis⚓
Actions possibles en fonction de l'état⚓
Action \ État
0. Créé
1. Envoyé
2. Refusé
3. Accepté
4. Révisé
5. Annulé
Rattacher des interventions
OuiNon
Non
Non
OuiNon
Supprimer des interventions
OuiNon
Non
Non
Oui(1)Non
Inclure/Exclure des interventions
OuiNon
Non
Non
Oui(2)Non
Créer des OT
Non
Non
Non
OuiNon
Non
Supprimer des interventions liées à OT
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Versionner le devis
OuiNon
Non
Non
Oui
Non
Créer des factures
Non
Non
Non
Oui(3)Non
Non
Supprimer des factures
Non
Non
Non
Oui(4)Oui(4)Non
Supprimer OT-Facture
Non
Non
Non
OuiOuiNon
Modifier les autres champs
OuiOuiOuiOuiOuiNon (5)
Truc & astuce :
(1) Uniquement si l'intervention n'est pas liée à un OT
(2) Si une intervention est incluse et qu'une facture est rattachée à l'OT, il n'est pas possible de décocher la case.
(3) Seules les interventions incluses cochées peuvent être facturés.
(4) Ne peut être effacé que si non lié à OT/Facture
(5) Seul le champ Suivi reste modifiable.
Truc & astuce : Modification de l'état du devis⚓
Lorsque l'état du devis est modifié, un commentaire peut ou doit être saisi en fonction des options définies dans le module
États du devis.Commentaire accessible⚓Lors de la modification de l'état du devis, aucun commentaire n'est demandé.
Lors de la modification de l'état du devis, la fenêtre de saisie du commentaire est affichée.
Commentaire obligatoire⚓La fenêtre de saisie du commentaire peut être fermée (
Ok) sans saisir de commentaires.La zone de commentaires doit obligatoirement être complétée avant de cliquer sur
Ok.État de la facture⚓0. Non facturéAucune facture.
1. Part. facturéLes OT liés au devis sont partiellement facturés.
2. Tot. facturéLes OT liés au devis sont totalement facturés.
État du suivi⚓0. Non commencéAucun OT créé ou tous les OT à l'état
0. Créé.1. Part. commencéAu moins un OT à l'état
1. En courset tous les autres non créés ou à l'état0. Créé.2. Tot. CommencéTous les OT à l'état
1. En cours.3. Part. terminéAu moins un OT à l'état
2. Terminéou3. Archivableet tous les autres OT non créés ou à l'état0. Crééou1. En cours.4. Tot. TerminéTous les OT à l'état
2. Terminéou3. Archivable.Type de devis⚓0. Créé depuis le moduleDevis1. Créé depuis le moduleDI2. Créé depuis un programme externeInterventions⚓Les interventions – sur lesquelles des coûts planifiés sont spécifiés (ressources, pièces, etc.) – sont créées ou rattachées (
Ajouter X interventions).Interventions>Créer les OT⚓Attention :
Aucun OT ne peut être lié à un devis dont l'état n'est pas
3. Approuvé.Remarque :
Une fois les OT créés, il est possible d'émettre des
factures.Factures⚓Remarque :
La fonction
Facturedu devis permet d'émettre une ou plusieurs facture(s) destinée(s) au client (contrairement au moduleFacturedes Achats qui sert à enregistrer les factures reçues des fournisseurs).État devis
Coûts facturables
0. Créé4. RéviséBasés sur les coûts planifiés des interventions à l'état
Inclus.1. Envoyé2. Refusé3. Accepté5. AnnuléLes coûts planifiés des interventions sont enregistrés en tant que coûts facturables à part entière.
Ils deviennent par conséquent indépendants de l'évolution des coûts planifiables des interventions liées au devis.
Attention, lorsque l'utilisateur passe le devis de l'état
4. Réviséà l'état1. Envoyé, les coûts facturables – pour chaque nature de coût – ne peuvent être supérieurs aux coûts déjà facturés.Attention :
La facture ne peut être émise que sur les interventions :
à l'état
Inclus,rattachées à un
OT,sur lesquelles des coûts facturables existent.
Coûts⚓Synthèse des coûts au niveau du devis.
Changer la version⚓Attention :
La version du devis ne peut être modifiée que lorsque le devis est à l'état
0. Crééou4. Révisé.Complément : Gestion des versions sur les bases où le paramètre Gestion des visites et gammes est activé⚓
Si la gestion des visites et des gammes est activée (
Outils > Paramètres > Maintenance > Interventions >Utiliser la gestion des visites et des gammes) et qu'une gamme est spécifiée sur l'intervention du devis, la version du devis sera automatiquement incrémentée lorsque l'utilisateur créera une version sur la gamme en question.